Proceso administrativo

Proceso administrativo

Son la serie de pasos que se deben de cumplir, para lograr los objetivos institucionales.
Este proceso a su vez se divide en dos partes, las cuales son:

1.- Fase mecánica. Todo se hace en forma escrita (organigrama, cronograma,
etc.)

2.- Fase dinámica. Todo lo planeado anteriormente en forma escrita, ahora en
esta fase se lleva a la practica, como lo puede ser el poner a trabajar al
personal y hacer funcionar la maquinaria de nuestra empresa.

A continuación, se nombran las partes en que se dividen las fases mecánica y dinámica, y las preguntas que se deben de responder en cada una de ellas para lograr una buena planeación y por consiguiente alcanzar los objetivos fijados.

Mecánica:

• Previsión. ¿Qué puedo hacer?
• Planeación. ¿Qué se va hacer?
• Organización. ¿Cómo se va hacer?

Elementos:

• Previsión.
  - Establecer objetivos y metas.
  - Investigar.
  - Cursos alternativos de acción (estrategias)
• Planeación.
  - Establecer políticas. (principios que orienten nuestras acciones)
  - Procedimientos. (pasos a seguir, para el logro de los objetivos)
  - Programas. (cronograma)
• Organización.
  - Establecer jerarquías.
  - Establecer funciones.
  - Establecer obligaciones.
  (todo esto por medio de organigramas)

Dinámica:

• Integración. ¿Con que se va hacer?
• Dirección. Ver que se haga.
• Control. ¿Cómo se ha realizado?

Elementos:

• Integración. (se aplica a todos los activos y mano de obra)
  - Selección. (seleccionar al personal que laborara)
  - Introducción. (darles capacitación y ponerlos a trabajar)
  - Desarrollo. (verificar que el trabajador este cumpliendo)
• Dirección.
  - Mando o autoridad. (establecer jerarquías)
  - Comunicación. (buena la relación obrero-obrero y obrero-patronal)
  - Supervisión. (vigilar que todo este funcionando)
• Control.
  - Establecimiento de normas.
  - Operación de controles
  - Interpretación de resultados. (verificar si nuestros objetivos se están
  logrando, de manera contraria, se tomaran acciones alternas)

  LA MOTIVACIÓN LABORAL

  Objetivos y metas: en el momento en que se plantea una necesidad se fija una meta a cumplir y se confecciona un camino para poder lograra la meta y surge la fuerza (motivación) que ayuda a seguir por todo el camino hasta alcanzar la meta, pero este es el caso ideal en el que la meta se puede alcanzar con esfuerzo y sacrificio pero por lo general en la vida empresarial hay un gran abismo con respecto a estas aspiraciones, "Cuando los resultado no corresponden con nuestras expectativas, solo podemos renovarnos o reasignarnos" (Santos, 2004), según este autor en el momento en que llegamos al límite y no se logro conseguir el objetivo por más esfuerzo que se hizo, aquí es donde la personalidad del individuo resalta ya que tiene que adaptarse a las nuevas condiciones que se le imponen y para superarlas y lograr su meta este debe de cambiar ante sus obvias realidades y reinventarse así mismo ya que si no lo hace es muy probable que no logre cumplir con sus necesidades de esta manera se cierra el ciclo de la motivación si no se logra obtener la meta se llega de nuevo a la personalidad y aquí tiene lugar el cambio; otra manera de cerrar el ciclo es en el momento en que cumplimos con la necesidad y en ese instante nuestra personalidad origina una nueva necesidad ya sea básica o personal.

                           

SUPERVISIÓN
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

                        
OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN

1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales

                

Tecnicas Cuantitativas y Cualitativas

Técnicas Cuantitativas y Cualitativas


Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.

Estados financieros

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.

Estado de resultados

El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior periodo, así como el costo de los artículos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.

El estado de resultados es útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa.

Balance general.- El balance general refleja la posición financiera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.

Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente a la empresa beneficios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.

Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar.

El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas cualquier utilidad retenida.

Podrá representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos - pasivos = capital contable.

Estado de flujo efectivo.- medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administración de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.

Análisis de Razones

Los estados financieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación financiera de una empresa. Estos estados son de interés no solo para el cuerpo de administración de la empresa, sino también para los posibles inversionistas y acreedores quienes están considerando ya sea dar crédito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de los estados financieros tanto para los administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información típicamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa. Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la tasa de rendimiento, solvencia, posición de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado.

El análisis de razones es útil como medida de la actuación de la empresa en el actual año. Los resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este tipo de información, los otorgantes de crédito o prestamistas y los inversionistas podrían decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la administración debería utilizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y revertir tendencias que se están moviendo en una dirección o sentido negativo.

Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.



Sistema de Control Logístico

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción especifica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.

Control

Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610)
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
• Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesaria

Importancia del control.

·         1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

·         2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

·         3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

·         4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

·         5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

·         6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

·         7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. 

direccion

Dirección

Es el elemento de la dministración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de desisiones ya sea tomadas directamente, ya que con más frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila simultáneamente que se cumpla en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

     Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado y para los que se había urbanizado e integrado, pero hay dos estratos sustancialmente distintos daría obtener éstos resultados.
     a)Es el nivel de ejecución (obreros, esmpleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas.
     b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en cuanto tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir..

De manera que sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos, sino se logra una buena ejecución, la cual depernde inmediatamente, y coincide temporalmente con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto nos permitan dirigir y realizar mejor, y es que todas las etapas de la dirección que es la esencia y el corazón de lo administrativo, aquí tenemos en todos los casos que ver con "hombres concretos" a diferencia de los aspectos de la parte mecánica en que tratamos mas bien de relaciones con "el como debían ser las cosas" aquí vemos casos y problemas "como son realmente".

Los principales principios: de la direccion que debemos considerar como una guia para el desempeño eficiente y eficaz en cualquier empresa son los siguientes:

• De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.

La Dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización, y si éstas no se contraponen a su autorrealización. De ahí que la eficiencia y eficacia de la empresa

Toma de desiciones: gravitantes en ella.

En los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.

Los factores humanos, son los que organizan, dirigen y controlan las empresas para que estas funcionen y

operen. Sin las personas no existiría organización dependemos de ellas para alcanzar el éxito y mantener la

continuidad. Vemos que aunque existe dientes formas y teorías de motivar el factor humano donde se obtenga

el mayor nivel de productividad de acurdo al contesto económico, estas están cambiando: no funcionan

correctamente lo que obliga a crear nuevas o mezclar las ya existentes. Lo ideal es encontrar aquel profesional

y los empleados que logren encontrar la motivación por la sola utilización de sus ideas y la oportunidad de

competir en este mundo globalizado.


Bibliografia:

Comportamiento Organizacional   Administracion. Robbins